Miten toteutan yhdistyskokouksen etäkokouksena?

Tavanomaisesta poikkeava tilanne nostaa kysymykseksi, järjestetäänkö yhdistysten kokoukset suunniteltuun tapaan. Suositusten mukaan ei-pakollista kokoontumista on syytä välttää. Yhdistyskokousten osalta nyt on mahdollisuus oppia etäkokouskäytäntöjä.

SÄHKÖPOSTIKOKOUS:
+ Sähköposti löytyy useimmilta valmiiksi.
+ Kokousliitteisiin tutustuminen on helppoa. 

+ Kokoukselle voidaan valita pidempi aikaikkuna, jolloin kaikki ehtivät osallistua. 
– Sähköpostikokous ei voi (juurikaan) keskustella. Toimivinta on laatia valmiit esitykset, joihin otetaan sähköpostissa vain kantaa hyväksyn esityksen / en hyväksy esitystä. 
– Kokouksen valmistelijan on muotoiltava kokousaineisto niin, että jokaiseen kohtaan on valmisteltu esitys. (Myös esim. kokouksen pj:n sihteerin ja pöytäkirjantarkastajien valintaan.)

Esimerkkimalli sähköpostikokoukselle:
”Kokous alkaa sähköpostissa ilman erillistä ilmoitusta ma 18.5.2020 klo 00.00 ja päättyy su 24.5.2020 klo 23.59. Kokouksen ollessa käynnissä, edustajat ottavat kantaa esityksiin vastaamalla joko hyväksyn esityksen / en hyväksy esitystä joko kohta kerrallaan tai kerralla kaikkiin kokouksen esityksiin.

Tervetuloa XX:n sähköpostikokoukseen, joka pidetään ma 18.5.2020 – su 24.5.2020. Kokous aukeaa ilman eri ilmoitusta klo 00.00 ja sulkeutuu klo 24.00. Esityslista liitteenä.

Pyydän kommentoimaan oheisen esityslistan esityksiä joko yhdellä kerralla tai kohdittain, ”hyväksyn esityksen/esitykset” tai ”en hyväksy esitystä/esityksiä”. Jos teillä on kokouksen sisällöstä kysyttävää, XXX XXX on tavoitettavissa p. XXX XXXX.

Jos kokousedustajat haluavat keskustella jostakin sähköpostikokouksen asiasta tarkemmin, siirrämme ko. kohdan/kohdat seuraavaan kokoukseen.”

TEAMS/SKYPE/ZOOM-KOKOUS
+ Luo mahdollisuuden etäkokoukselle, jossa kaikki osallistujat voivat kohdata samanaikaisesti etänä ja keskustellen
+ Mahdollisuus jakaa kokouspohjassa myös kokousaineistoa
– Ohjelmisto pitää olla asennettuna omalle laitteistolle
– Osittain maksullisia ohjelmia 

Teams- ja sen edeltäjä Skype löytyvät monilta koneilta jo ennestään. Etätyöskentelyohjelmista monen uusi suosikki Zoom mahdollistaa ilmaisversiossa enintään 45 min etäkokoukset.

RYHMÄPUHELU: 
+ mahdollisuus keskustelevaan kokoukseen
+ ei vaadi erillisiä laitteita, peruspuhelin riittää
+ osallistujien tarvitsee vain vastata puheluun normaalisti, ensimmäinen soittaja luo ryhmäpuhelun
– Operaattoreilla osallistujamäärän rajoitteita, esim. enintään 4 mukana ryhmäpuhelussa
– Soittaja maksaa kaikista puheluista, eli esim. 4 hengen ryhmäpuhelussa neljän puhelun hinnan

Ryhmäpuhelu älypuhelimella:

  1. Soita tavalliseen tapaan yhdelle henkilölle
  2. Henkilön vastattua, valitse puhelun aikana puhelimen ruudulla näkyvästä valikosta ”Lisää puhelu”
  3.  Valitse puhelimesi yhteystiedoista seuraava henkilö ja soita hänelle
  4. jne kunnes kaikki henkilöt ovat mukana ryhmäpuhelussa

Ryhmäpuhelu peruspuhelimella:

1. Soita 1. numeroon normaalisti
2. Kun sieltä on vastattu, kerro vastapuolelle, että laitat puhelun pitoon lisätäksesi uuden puhelun
3. paina vihreää luuria saadaksesi puhelu(t) pitoon
4. valitse uusi numero tai hae se puhelinmuistiosta ja paina vihreä luuri
5. odota vastausta
6a. Kun puheluun vastataan, paina 3 ja paina vihreä luuri
6b. jos numero on varattu tai ei vastaa, paina punainen luuri, ja palauta puhelu pidosta.

Jotkut puhelimet kysyvät itse: ”palautetaanko puhelu pidosta?” tai ”yhdistetäänkö puhelu” – vastaa kyllä, vaihtoehtoisesti paina 2 ja paina vihreä luuri tai pelkkä vihreä luuri (riippuu puhelimen mallista).

7. Voit lisätä ryhmään uusia puheluita jatkamalla kohdasta 3.

Ryhmäpuhelu WhatsApp -sovelluksella 
Ryhmäpuhelun pohjalla käytetään kahdenkeskistä puhelua, jonka aloittamisen jälkeen puheluun voi lisätä vielä kaksi osallistujaa lisää oikeasta yläkulmasta löytyvällä painikkeella.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *