Odoo/Myynti: Verkkokaupan laskutustilauksen käsittely

Laskutustilaus tulee verkkokaupasta Odoon Myynti-puolelle statuksella Laskutettavaa ja maksutapana on laskutus.

Verkkokaupasta tulleen laskutustilauksen voi muokata suoraan Odoossa laskutusohjeiden mukaan.

Verkkokaupasta tullut laskutustilaus käsitellään Odoossa näin:

  1. Tehdään toimitus
    1. HUOM. Kun toimitus on tehty, lähtee Woocommerceen automaattisesti tieto, että tilaus merkitään valmistuneeksi. Näin laskutustilauksesta lähtee asiakkaalle tilausvahvistus ja mahdollinen latauslinkki. Laskutustilausta EI tarvitse erikseen käydä Woocommercen puolella merkitsemässä valmistuneeksi.
  2. Luodaan lasku
    1. Muokataan asiakastiedot
      1. HUOM. mahdollisesti eri laskutusosoite ja toimitusosoite!
      2. Jos eri laskutusosoite, luo laskun tilaajalle yhteyshenkilön tiedot laskun saajan yrityksen alle
    2. Huomioi mahdolliset tilauksen lisätiedot ja kopioi myös ne laskulle varmuuden vuoksi.
  3. Kun lasku on ok, vahvistetaan lasku
  4. Luodaan laskun pdf-tiedosto (suomalainen laskupohja)
  5. Lähetetään lasku sähköpostitse tai verkkolaskuna

Odoo/Myynti: Paytrail-tilauksen käsittely

Vain onnistuneet Paytrail-maksusuoritustilaukset tulevat verkkokaupasta Odooseen.

Epäonnistuneet maksusuoritukset jäävät Woocommercen puolelle ”kummittelemaan”, niille EI tarvitse tehdä mitään. Ellei halua ottaa asiakkaaseen yhteyttä ja kysyä, haluaisiko asiakas maksaa laskulla. Tällöin tilauksen voi palauttaa valmistuneeksi ja tuoda Odooseen laskutusta varten. HUOM. Muista tässä tapauksessa lisätä laskutuslisä laskulle! Paytrail-tilauksissa laskutuslisä ei tule automaattisesti.

Woocommercen puolella onnistuneelle Paytrail-tilaukselle ei tarvitse tehdä mitään. Tilaus valmistuu automaattisesti onnistuneen maksusuorituksen jälkeen ja asiakkaalle lähtee latauslinkki/tilausvahvistus sähköpostiin.

Odoossa Myynti-puolella onnistunut Paytrail-tilaus näkyy statuksella Ei laskutettavaa ja maksutapana Paytrail.

Odoossa onnistunut Paytrail-tilaus käsitellään näin:

  1. Tehdään toimitus
  2. Luodaan lasku (ei tarvitse muuttaa mitään tietoja)
  3. Vahvistetaan lasku

Ei muuta! Nämä toimenpiteet täytyy tehdä, että järjestelmä osaa ottaa Paytrail-tilauksen huomioon reskontraa tehtäessä.

Woocommerce: Paytrail-maksun tarkistaminen

Joskus maksu jää kesken verkkokaupassa, eikä maksusuoritus onnistu. Maksun voi tarkistaa suoraan tilauksen tiedoista oikeasta alakulmasta Tarkista maksu -kohdasta.

Klikkaa Lähetä pyyntö rajapinnalle, niin uusi ikkuna avautuu.

Klikkaa Tarkista maksu, jonka jälkeen näet on maksu ok ja onnistunut (Maksettu (Suoritettu)) tai epäonnistunut (peruuntunut tms.)

Toimintaohje painettaville nuottitilauksille

Sulasoliin menee automaattinen viesti TAI allaolevat laitetaan käsin sähköpostilla Sulasoliin.

Automaattinen viesti sisältää asiakkaan tiedot, sekä nuottien nimet ja tilatut kpl-määrät:

Tulostettavan nuotin pdf-tiedosto (sis. kannen):

Varmistetaan, että löytyy Google Drivesta TAI lähetetään sähköpostin liitteenä.

Lähetyslista

Lähetyslista tallennetaan Google Driveen omaan kansioonsa TAI lähetetään sähköpostin liitteenä.

Woocommercen tilauslistassa löytyy tilauksen kohdalla oikeasta reunasta (paperinkuvapainike). Painiketta klikkaamalla lataa suoraan kyseisen tilauksen lähetyslistan pdf-tiedostona.

Odoossa lähetyslistan saa (jos tilaus ei siis ole Woocommercessa):

  1. Klikkaa tilaus auki
  2. Tee toimitus tilaukselle
  3. Klikkaa kuorma-auton kuvaa
  4. Klikkaa Tulosta-valikko >> Lähetysluettelo, jolloin lähetysluettelo latautuu pdf-tiedostona automaattisesti.

Woocommerce: uuden tilauksen luominen käsin

Jos asiakas tilaa postitettavia tuotteita sähköpostilla tai puhelimitse, tilaus luodaan ainoastaan Odooseen. Mutta jos tilaus sisältää (myös) ladattavia tuotteita, täytyy tilauksen mennä Woocommercen kautta, muuten asiakas ei saa vesileimattuja pdf-tiedostoja. Eli, tässä tapauksessa tilaus luodaan erikseen sekä Odooseen että Woocommerceen, maksutapana ainoastaan laskutus.

Tilaukset liikkuvat järjestelmässä siis vain yhteen suuntaan: Woocommercesta Odooseen, ei toisinpäin.

Woocommerce >> Tilaukset >> Lisää tilaus -painike (yläreunasta)

Täytä asiakkaan tiedot klikkaamalla kynän kuvaa. Laskutustiedot ovat pakolliset, tähän merkittyyn sähköpostiosoitteeseen menevät kaikki tilaussähköpostit ja latauslinkit. Toimitusosoite ei ole pakollinen.

Lisää tuotteet tilaukseen klikkaamalla Lisää tuote/tuotteita -painikkeesta. Tästä avautuu lisää painikkeita (ks. alla). Laske uudelleen -painike laskee automaattisesti verot.

Laskutuslisän saat lisättyä Lisää maksu -painikkeesta:

Kirjoita Lisää maksu -painikkeesta avautuvaan ikkunaan 2 ja hyväksy. Seuraavaksi pääset muokkaamaan tilausriviä rivin oikean reunan kynän kuvasta. Voit vaihtaa tuotteen otsikoksi Laskutuslisä, sekä alv 0 % -hinnan ja alv:n määrän. Lopuksi tallenna.

Saatuasi tilauksen valmiiksi, valitse oikeasta yläkulmasta Send order email -otsikon alta haluamasi sähköposti (Tilaus valmis lähettää tilausvahvistus- ja latauslinkkiviestin) ja klikkaa Save order & send.

Tarkista lopuksi, että Woocommerce on luonut asiakkaalle oikeudet ladattaviin tiedostoihin. Näin pitäisi tapahtua automaattisesti, mutta voit myös lisätä ne käsin etsimällä tuotteet erikseen ja asettamalla pääsyn.

Woocommerce: Latauslinkin uudelleen lähettäminen

Onnistuneen maksusuorituksen jälkeen tai kun lasku on merkitty maksetuksi, asiakkaalle lähtee tilauksesta erillinen tilausvahvistusviesti sähköpostiin. Woocommercessa tämä viesti on Tilaus valmis -viesti. Eli nuottien latauslinkki löytyy aina Tilausvahvistus-otsikoidusta sähköpostista.

Klikkaa Woocommercen hallinnassa vasemman reunan valikosta joko WooCommerce tai sen alta Tilaukset, molemmat vievät samaan paikkaan, tilauslistaukseen.

Klikkaa sitten tilauksen numeroa, niin saat avattua tilauksen tiedot.

Tarkista, että asiakkaan sähköpostiosoite on oikein. Jos tarvitaan muutoksia, voit muuttaa sähköpostiosoitetta klikkaamalla kynän kuvaa Laskutustiedot-otsikon vierestä.

Klikkaa auki Toimenpiteet-valikko oikeasta reunasta ja valitse Lähetä uudelleen Tilaus valmis.

Klikkaa sitten valikon vieressä olevaa nuolipainiketta, niin tilausvahvistussähköposti lähetetään uudelleen asiakkaalle.

Ei tarvitse klikata Päivitä-nappia.

Tilaus Kommentti -osioon päivittyy tilaukseen tehdyt muutokset/päivitykset, eli nyt siinä pitäisi ylimpänä olla: ”Tilaus valmis sähköposti-ilmoitus lähetetty.”