Odoo/Myynti: Verkkokaupan laskutustilauksen käsittely

Laskutustilaus tulee verkkokaupasta Odoon Myynti-puolelle statuksella Laskutettavaa ja maksutapana on laskutus.

Verkkokaupasta tulleen laskutustilauksen voi muokata suoraan Odoossa laskutusohjeiden mukaan.

Verkkokaupasta tullut laskutustilaus käsitellään Odoossa näin:

  1. Tehdään toimitus
    1. HUOM. Kun toimitus on tehty, lähtee Woocommerceen automaattisesti tieto, että tilaus merkitään valmistuneeksi. Näin laskutustilauksesta lähtee asiakkaalle tilausvahvistus ja mahdollinen latauslinkki. Laskutustilausta EI tarvitse erikseen käydä Woocommercen puolella merkitsemässä valmistuneeksi.
  2. Luodaan lasku
    1. Muokataan asiakastiedot
      1. HUOM. mahdollisesti eri laskutusosoite ja toimitusosoite!
      2. Jos eri laskutusosoite, luo laskun tilaajalle yhteyshenkilön tiedot laskun saajan yrityksen alle
    2. Huomioi mahdolliset tilauksen lisätiedot ja kopioi myös ne laskulle varmuuden vuoksi.
  3. Kun lasku on ok, vahvistetaan lasku
  4. Luodaan laskun pdf-tiedosto (suomalainen laskupohja)
  5. Lähetetään lasku sähköpostitse tai verkkolaskuna

Woocommerce: Paytrail-maksun tarkistaminen

Joskus maksu jää kesken verkkokaupassa, eikä maksusuoritus onnistu. Maksun voi tarkistaa suoraan tilauksen tiedoista oikeasta alakulmasta Tarkista maksu -kohdasta.

Klikkaa Lähetä pyyntö rajapinnalle, niin uusi ikkuna avautuu.

Klikkaa Tarkista maksu, jonka jälkeen näet on maksu ok ja onnistunut (Maksettu (Suoritettu)) tai epäonnistunut (peruuntunut tms.)

Odoo, Woocommerce: tarjoushinnat

Tarjoushinnat verkkokaupan tuotteille lisätään Odoossa Myynti-puolella ja viedään sieltä Odoon Woocommerce-puolen kautta verkkokauppaan.

Valitse Odoo/Myynti-puolella vasemman reunan valikon alaosasta Hinnastot ja Hinnastot. Sen jälkeen avautuvasta valikosta Julkinen hinnasto.

Klikkaa muokkaa, niin pääset muokkaamaan jo olemassa olevia alennuksia (klikkaamalla tuotteen nimeä) tai lisäämään uuden Lisää kohta -linkistä. Muita asetuksia ei tarvitse muuttaa.

Valitse ensimmäisenä mitä tuotetta, tuotteita tai variaatioita alennus koskee (Apply on).

  1. Yleinen = Kaikki verkkokaupan tuotteet, yleisalennus.
  2. Tuoteryhmä = Tuotteen tiedoissa oleva Internal category eli joko SKML:n tuotteet, Yhteiskustannuksen tuotteet tai Kirkkomusiikkilehti.
  3. Tuote = Pääset valitsemaan yksittäisen tuotteen (ei voi valita montaa tuotetta kerralla). Hakutoiminto toimii samalla tavalla kuin muuallakin Odoossa, hakukenttään tarvitsee kirjoittaa vain muutama ensimmäinen kirjain tuotteen nimestä. Huom. Koskee tuotteen molempia variaatioita.
  4. Tuotevariaatio = Voit valita yksittäisen tuotteen variaation, ladattavan tuotteen tai postitettavan tuotteen (ei voi valita montaa variaatiota kerralla). Hakutoiminto toimii samalla tavalla kuin muuallakin Odoossa, hakukenttään tarvitsee kirjoittaa vain muutama ensimmäinen kirjain tuotteen nimestä.

Hinnan laskenta/Laske hinta -kohdassa määritellään tuotteen alennus.

  1. Fix Price = Voit määrittää minkä tahansa kiinteän alennushinnan, joka on matalampi kuin tuotteen oikea hinta
  2. Percentage (discount) = Voi määrittää alennusprosentin, järjestelmä laskee hinnan automaattisesti. Verkkokaupassa hinta näkyy euroina (esim. 0,70 € maksavasta tuotteesta 20 % alennusta >> alehinta 0.56 €).
  3. Kaava = Jos on tarvetta lähteä tarkemmin määrittämään hinnalle erikseen kate ym. hienosäätöä, tätä kohtaa voi käyttää. 🙂

Muut:

Vähimmäismäärä: Tässä voisi asettaa määrän, minkä tilatessa alennuksen saa. Se ei nyt kuitenkaan toimi, mutta tälle ei liene muutenkaan käyttöä.

Alkupäivä: Tässä asetetaan tarjouksen alkamispäivä.

Loppupäivä: Tässä asetetaan tarjouksen viimeinen päivä, jolloin järjestelmä poistaa alennuksen tuotteelta automaattisesti. Tämän voi myös jättää tyhjäksi, jolloin tarjous on voimassa niin kauan, että se poistetaan tai sille lisätään loppumispäivä.

Kun kaikki on valmista:

Tallenna & sulje: tallentaa ja palaa Julkisen hinnaston listausnäkymään.

Tallenna & uusi: tallentaa ja avaa ikkunan, jossa voi lisätä seuraavan tarjouksen.

Kun olet palannut julkisen hinnaston listausnäkymään, klikkaa vasemmasta yläkulmasta Tallenna.

HUOM. Kun lisäät tarjouksen/muokkaat vanhaa tarjousta, uusi tarjoushinta päivittyy julkisen hinnaston listausnäkymään vasta, kun olet tallentanut julkisen hinnaston.

Verkkokauppaan vieminen

Etsi tarjoustuote/-tuotteet Odoon Woocommerce-puolella ja valitse se/ne rastilla. Klikkaa sen jälkeen auki Toiminto-valikko ja sieltä Update Schedule Price.

Klikkaa sen jälkeen avautuvasta ikkunasta Update Schedule Price -painiketta. Nyt tuottella pitäisi olla alehinta myös verkkokaupassa.

Woocommerce: päivitysten jälkeiset mahdolliset ongelmat

Jos jonkin WordPressin/Woocommercen isomman päivityksen jälkeen Woocommercessa tuotteissa on varasto loppu >> asetuksista varastokirjanpito-täppä takaisin päälle. Tapauskohtaista, mutta mahdollisesti joudutaan naputtelemaan jokaiselle tuotteelle/variantille varastossa-asetus takaisin päälle käsin…

Woocommerce: tuotetiedot näkyvät heti hinnan jälkeen

Jos verkkokaupassa tuotetiedot näkyvät oikean paikkansa lisäksi myös heti hinnan jälkeen, tiedot ovat jostain syystä kopioituneet myös short description -kenttään Odoossa.

Korjaa:

Odoo/Woocommerce-puolella avaa tuotteen tiedot ja poista kaikki teksti Short description -kohdasta. Tallenna ja päivitä tuotteen tiedot Woocommerceen.

Woocommerce: virhetilanne pdf-tiedoston lisäämisessä

Kun tuotteen tietoja täydennetään Woocommercessa ja pdf-tiedoston lisäämisen ja päivitä-painikkeen klikkaamisen jälkeen sivun yläreunaan tulee punaisella herja pdf-tiedoston sopimattomuudesta vesileiman (watermarker) kanssa >> asiakas EI PYSTY LATAAMAAN tiedostoa. Pdf-tiedosto on tällöin jollain tavalla yhteensopimaton vesileimalisäosan kanssa.

Korjausmahdollisuuksia:

  • Pdf-tiedoston version muuttaminen vanhempaan (esim. 1.5 tai vanhempi)
  • Avaa koneen omalla esikatseluohjelmalla ja vain tallentaa uudestaan (toimi macin esikatselussa)
  • Kasaamalla tiedoston sivut uudestaan niin, ettei tiedoston ominaisuuksissa lue enää sovellus-kohdassa esim. Sibelius tai muu nuotinkirjoitusohjelma

Woocommerce: uuden tilauksen luominen käsin

Jos asiakas tilaa postitettavia tuotteita sähköpostilla tai puhelimitse, tilaus luodaan ainoastaan Odooseen. Mutta jos tilaus sisältää (myös) ladattavia tuotteita, täytyy tilauksen mennä Woocommercen kautta, muuten asiakas ei saa vesileimattuja pdf-tiedostoja. Eli, tässä tapauksessa tilaus luodaan erikseen sekä Odooseen että Woocommerceen, maksutapana ainoastaan laskutus.

Tilaukset liikkuvat järjestelmässä siis vain yhteen suuntaan: Woocommercesta Odooseen, ei toisinpäin.

Woocommerce >> Tilaukset >> Lisää tilaus -painike (yläreunasta)

Täytä asiakkaan tiedot klikkaamalla kynän kuvaa. Laskutustiedot ovat pakolliset, tähän merkittyyn sähköpostiosoitteeseen menevät kaikki tilaussähköpostit ja latauslinkit. Toimitusosoite ei ole pakollinen.

Lisää tuotteet tilaukseen klikkaamalla Lisää tuote/tuotteita -painikkeesta. Tästä avautuu lisää painikkeita (ks. alla). Laske uudelleen -painike laskee automaattisesti verot.

Laskutuslisän saat lisättyä Lisää maksu -painikkeesta:

Kirjoita Lisää maksu -painikkeesta avautuvaan ikkunaan 2 ja hyväksy. Seuraavaksi pääset muokkaamaan tilausriviä rivin oikean reunan kynän kuvasta. Voit vaihtaa tuotteen otsikoksi Laskutuslisä, sekä alv 0 % -hinnan ja alv:n määrän. Lopuksi tallenna.

Saatuasi tilauksen valmiiksi, valitse oikeasta yläkulmasta Send order email -otsikon alta haluamasi sähköposti (Tilaus valmis lähettää tilausvahvistus- ja latauslinkkiviestin) ja klikkaa Save order & send.

Tarkista lopuksi, että Woocommerce on luonut asiakkaalle oikeudet ladattaviin tiedostoihin. Näin pitäisi tapahtua automaattisesti, mutta voit myös lisätä ne käsin etsimällä tuotteet erikseen ja asettamalla pääsyn.

Woocommerce: Latauslinkin uudelleen lähettäminen

Onnistuneen maksusuorituksen jälkeen tai kun lasku on merkitty maksetuksi, asiakkaalle lähtee tilauksesta erillinen tilausvahvistusviesti sähköpostiin. Woocommercessa tämä viesti on Tilaus valmis -viesti. Eli nuottien latauslinkki löytyy aina Tilausvahvistus-otsikoidusta sähköpostista.

Klikkaa Woocommercen hallinnassa vasemman reunan valikosta joko WooCommerce tai sen alta Tilaukset, molemmat vievät samaan paikkaan, tilauslistaukseen.

Klikkaa sitten tilauksen numeroa, niin saat avattua tilauksen tiedot.

Tarkista, että asiakkaan sähköpostiosoite on oikein. Jos tarvitaan muutoksia, voit muuttaa sähköpostiosoitetta klikkaamalla kynän kuvaa Laskutustiedot-otsikon vierestä.

Klikkaa auki Toimenpiteet-valikko oikeasta reunasta ja valitse Lähetä uudelleen Tilaus valmis.

Klikkaa sitten valikon vieressä olevaa nuolipainiketta, niin tilausvahvistussähköposti lähetetään uudelleen asiakkaalle.

Ei tarvitse klikata Päivitä-nappia.

Tilaus Kommentti -osioon päivittyy tilaukseen tehdyt muutokset/päivitykset, eli nyt siinä pitäisi ylimpänä olla: ”Tilaus valmis sähköposti-ilmoitus lähetetty.”