Odoo/Kirjanpito: Reskontra

Reskontra tehdään Odoon Kirjanpito-osiossa. Klikkaa ensin vasemmasta laidasta ”Lataa tiliotteita”.

Täytä sitten aukeavaan ikkunaan haluamasi päivämäärät (From date, To date), sekä salasana (Private key passphrase), lopuksi Tallenna.

Klikkaa sitten vasemman reunan valikosta heti logon alta Työpöytä, niin pääset laskutuksen dashboardille aloittamaan reskontran eli laskujen täsmäytyksen.

Skrollaa vähän alaspäin ja klikkaa BankRef-laatikosta ”Täsmäytä xx viennit” -painiketta.

Kun pääset täsmäytykseen, ei kannata tehdä automaattista täsmäytystä, koska järjestelmän automaattiset ehdotukset maksusuorituksen vastapuoleksi (järjestelmään luodut laskut) eivät aina pidä paikkaansa. Täsmäytykset käydään läpi suoritus suoritukselta.

Kun viet hiiren osoittimen maksusuorituksen (ylemmän) rivin vasempaan reunaan numerosarjan viereen ilmestyy ratas. Rataskuvaketta klikkaamalla saat näkyviin ”Suodata”-laatikon, johon kirjoittamalla muutaman kirjaimen laskun saajan nimestä, laskun numeron (esim. 0001) tms. pääset valitsemaan oikean laskun saadulle maksusuoritukselle.

Kun oikea lasku ilmestyy näkyviin, klikkaa riviä ja saat valittua oikean laskun vastapuolen saadulle maksusuoritukselle.

Jos Odoo ehdottaa automaattisesti jotain laskua, eikä se ole oikea kumppani maksusuoritukselle, vie hiiri ehdotusrivin vasempaan reunaan, niin saat näkyviin miinusmerkin. Klikkaa miinuksesta, niin saat poistettua väärän ehdotuksen.

Huom. 1: Että lasku löytyy reskontraa tehtäessä, sen täytyy olla luotuna järjestelmään ja statuksella ”avoin”.

Huom. 2: Valitse kumppani -valikkoa ei tarvita.

Huom. 3: Jos vastaavaa laskua ei löydy, voi esim. viitenumeron tarkistaa viemällä hiiren (ylemmän) maksusuoritusrivin oikean reunan i-pallon päälle.

Kun oikea vastapuoli on löytynyt, klikkaa rivin oikeassa laidassa olevaa Täsmäytä-painiketta.

Paytrail-tilitykset

Jos kyseessä on Paytrail-tilitys, kannattaa reskontraa tehtäessä olla auki myös Paytrailin kauppiaspaneeli. Täältä voi tarkistaa saadussa tilityksessä mukana olevat verkkokauppatilaukset.

Viemällä hiiren (ylemmän) maksusuoritusrivin oikean reunan i-pallon päälle näet Paytrailin viitenumeron, jolla pääset etsimään saadun tilityssuorituksen Paytrailin kauppiaspaneelin tilitysarkistosta.

Voit lisätä maksusuoritukselle vastapariksi useammankin järjestelmässä olevan laskun. Jos Paytrail-tilityksessä on useampi tilaus, ne voi lisätä tähän samaan. Kun olet jo valinnut ensimmäisen tilauksen vastapariksi, etsi Suodata-laatikosta seuraava ja lisää se samalla tavalla.

Kun tilaukset on lisätty, saadun tilityksen ja järjestelmän lasku(je)n summat eivät täsmää, koska Paytrail vähentää provikkansa tilityksistä. Asia korjataan niin, että viemällä hiiren rivien alapuolelle vasempaan reunaan, pitäisi ilmestyä nuolikuvake. Klikkaa nuolikuvakkeesta, niin Paytrail-laatikko aukeaa. Klikkaa Paytrail-painiketta laatikon vasemmassa yläkulmassa, niin Odoo luo automaattisesti erotuksen omaksi Paytrail-provisiot -tiliksi.

Kun tilaukset on lisätty ja Paytrail-provisiot merkitty, klikkaa rivin oikeassa laidassa olevaa Täsmäytä-painiketta.

Huom. Verkkokaupasta tulleet Paytrail-tilaukset pitää ensin toimittaa (Johannes) ja sitten luoda avoin lasku järjestelmään, että ne näkyvät reskontrassa.

Laskut vanhasta järjestelmästä

Jos kyseessä on krävätty lasku vanhasta järjestelmästä, laskua ei löydy Odoosta. Laskun viitenumeron voi tarkistaa i-pallosta viemällä hiiren (ylemmän) maksusuoritusrivin oikeasta reunasta.

Lasku luodaan Odooseen ”tuplana”, että se saadaan täsmäytettyä. Laskulle merkitään lisätieto, että on kopio vanhasta järjestelmästä, sekä vanhan järjestelmän viitenumero.

Odoo/Myynti: Raportit kirjanpitoon

Kirjanpitoa varten lähetetään joka kuukauden 5. päivään mennessä Päiville Sulasoliin kolme raporttia:
myyntiraportti, laskuraportti ja Paytrail-raportti.

Raportit tallennetaan pilveen: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito

Myyntiraportti Odoosta

Löydät raportit Odoosta: Myynti (yläreunasta) >> Raportit/Myynti (vas. reunan valikko)

Avaa sitten Näytettävät tiedot -valikko pienestä väkäsestä ja täppää Veroton summa (tulee aina oletuksena eli täppäät sen pois päältä), jolloin saat tyhjän raportin täytettäväksi.

Avaa uudestaan Näytettävät tiedot, valitse sitten Yhteensä. Saat raporttiin verolliset yhteensä-summat.

On varminta valita raporttiin yhteensä-summat verollisina, koska nämä summat ovat niitä, mitkä rahat ovat tilille tulleet. Alun alv-sekoilujen takia veroton summa ei täsmää. Seurataan jatkossa!

Klikkaa miinusmerkistä Yhteensä-rivillä, saat vain yhden Yhteensä-sarakkeen.

Rajaa sitten raportin aikaväli ja klikkaa auki oikeasta yläkulmasta Suotimet-valikko pienestä väkäsestä. Valitse aukeavasta valikosta Lisää oma suodatin.

Avaa ensimmäinen suodatinvalikko ja valitse Tilauspäivä. Toisesta suodatinvalikosta valitse on välillä.

Valitse ensimmäisestä kalenterivalikosta haluamasi kuukauden ensimmäinen päivä ja poista automaattisesti päivämäärän perään tuleva kellonaika. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Valitse toinen kalenterivalikko ja valitse kalenterista seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä ja poista automaattisesti päivämäärän perään tuleva kellonaika. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Klikkaa Käytä, jolloin raportti rajautuu annetulle aikavälille.

Klikkaa kuukauden edessä olevaa plus-merkkiä, jonka jälkeen klikkaa aukeavasta valikosta Tuote kategoria. Saat näin Yhteiskustannuksen ja SKML:n tuotteet (ja Kirkkomusiikkilehden) jaoteltuna raportille.

Klikkaa Yhteiskustannuksen edessä olevaa plus-merkkiä, jonka jälkeen klikkaa aukeavasta valikosta Tuote. Saat näin raportille myynnin tuotteittain.

Klikkaa tämän jälkeen myös SKML:n (ja Kirkkomusiikkilehden) edessä olevaa plus-merkkiä, jolloin tuotekohtainen raportti aukeaa myös tähän.

Myyntiraportti Odoossa on nyt koottu valmiiksi, lataa seuraavaksi raportti Excel-tiedostona latauspainikkeesta ja avaa tiedosto Excelissä.

HUOM. Odoosta ladattu Excel aukeaa ”vanhana” xls-tiedostona, kannattaa tallentaa xlsx-muotoon.

Myyntiraportin työstäminen Excelissä

HUOM. ÄLÄ MUUTA ODOOSTA LADATUSSA RAPORTISSA YHTEENSÄ (SIS. ALV) -SARAKKEEN NUMEROITA >> NE OVAT RAPORTIN POHJA JA MYYNNIN VIRALLISET LUVUT

Myyntiraporttia pitää työstää jonkin verran Excelissä, koska Odoosta ei (tällä hetkellä) saa ulos tuotemyyntiä arvonlisäverokantojen mukaan. Tuotteiden alv-kannat löytyvät täältä.

Pääsääntö alv:n kanssa:
SKML:n tuotteet alv 0 % (paitsi Yhteen ääneen -vihko alv 10 %),
YK:n 15-sivuiset ja alle nuotit alv 24 %,
YK:n 16- ja yli 16-sivuiset nuotit alv 10 %

Vinkki: hae Odoossa (Myynti/Tuotteet) Sivuja-suodattimella (suurempi tai yhtäsuuri kuin >> 16), niin näet automaattisesti listan alv 10 % -tuotteista.

Voit myös tarkistaa tuotteen verokannan Odoossa tuotetietojen Laskutus-välilehdeltä Asiakasverot-kohdasta.

Tai voit hakea Odoossa suoraan kaikki tietyn verokannan mukaiset tuotteet omalla suotimella tuotehaussa:
Suotimet > Lisää oma suodatin > Asiakasverot > sisältää > kirjoita haluttu alv-prosentti: alv 0 TAI alv 10 TAI alv 24.

Malliraporttipohja löytyy pilvestä:
Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Myyntiraportit > 1MALLI_myyntiraporttipohja.xlsx

Malliraporttipohja sisältää myyntiraporttiin tarvittavat kaavat, jotka voit suoraan kopioida Odoosta ladattuun raporttiexceliin.

Tee kuitenkin ensiksi nämä jutut Odoosta ladattuun exceliin:

  1. Valitse Odoo-raporttiexcelissä kaikki solut (Ctrl + A) ja selvyyden vuoksi valitse solujen taustaväriksi ”ei täyttöä”
  2. Muuta Odoo-raporttiexcelissä Yhteensä-sarakkeen nimeksi Yhteensä (sis. alv) ja lihavoi teksti
  3. Lisää Odoo-raporttiexcelissä 4 saraketta ennen (Yhteensä (sis. alv) -saraketta
  4. Muuta lukusolujen muotoiluksi valuutta (€)

Kopioi sitten Odoosta ladattuun exceliin malliraporttipohjasta kaava-alueet ja tee pohjan ohjeen mukaiset muotoilut.

Huom. tallenna tiedosto .xlsx-muodossa (Odoosta raporttitiedosto tulee automaattisesti .xls-muodossa).

Tallenna: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Myyntiraportit

Laskutusraportti

Löydät raportin Odoosta: Kirjanpito (yläreunasta) >> Myynti/Asiakkaan laskut (vas. reunan valikko)

Rajaa sitten raportin aikaväli ja klikkaa auki oikeasta yläkulmasta Suotimet-valikko pienestä väkäsestä. Valitse aukeavasta valikosta Lisää oma suodatin.

Avaa ensimmäinen suodatinvalikko ja valitse Laskun päiväys. Toisesta suodatinvalikosta valitse on välillä.

Valitse ensimmäisestä kalenterivalikosta haluamasi kuukauden ensimmäinen päivä. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Valitse toinen kalenterivalikko ja valitse kalenterista haluamasi kuukauden viimeinen päivä. (HUOM. tässä eri tavalla kuin myyntiraportissa.) Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Klikkaa Käytä, jolloin raportti rajautuu annetulle aikavälille.

Valitse kaikki laskut vasemmasta reunasta klikkaamalla Asiakas-sarakkeen vieressä olevaa rasti ruutuun -merkkiä.

HUOM. tarkista, että kaikki laskut tulevat mukaan ja ovat samalla sivulla (oik. yläkulma). Tässä kuvassa kaikki laskut ovat samalla sivulla. Jos olisi useampi sivu, lukema voisi olla esim. 1-80 / 94.

Kun kaikki rivit on valittuna, klikkaa auki Toiminto-valikko ja valitse aukeavasta valikosta Vienti.

Seuraavaksi aukeavassa ikkunassa valitse Vie kaikki tiedot ja Excel-pallot.

Seuraavaksi avaa Vietävät kentät -sarakkeesta Tallennetut viennit -valikko ja valitse Laskutusraportti. Saat automaattisesti raporttia varten tarvittavat kentät.

Halutessasi voit toki luoda uusia vientejä lisäämällä niitä vasemmanpuoleisesta laatikosta.

Klikkaa lopuksi ikkunan alareunasta Vie tiedostoon ja avaa tiedosto Excelissä ja/tai tallenna koneelle.

Laskutusraportin työstäminen Excelissä

HUOM. Odoosta ladattu Excel aukeaa ”vanhana” xls-tiedostona, kannattaa tallentaa xlsx-muotoon.

  1. Poista tarpeeton ensimmäinen External Id -sarake.
  2. Muuta Kaupallinen yksikkö/Nimi -otsikko >> Asiakas
  3. Muuta Numero >> Laskun numero
  4. Muuta Lähdedokumentti >> Myyntitilauksen numero
  5. Muuta Bank Reference >> Laskun viitenumero
  6. Halutessasi poista Lasku jolle tämä hyvityslasku… -sarakkeesta kaikki EPÄTOSI-sisällöt. Ei pakollista, mutta selvyyden vuoksi. Esim. etsi/korvaa-toiminnolla.
  7. Muuta Yhteensä >> Laskun summa
  8. Muuta Laskun summa -sarakkeen numerot valuutaksi.
  9. Muuten ok, tallenna: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Laskutusraportit .xlsx-muodossa

Paytrail-raportti

Kirjaudu Paytrailin kauppiaspaneeliin osoitteessa https://dashboard.paytrail.com.

Valitse Tilitykset > Tilitysraportti.

Tarkista, että Hakuehdot-laatikossa päivämäärät ovat oikein ja klikkaa Hae.

Klikkaa sitten Lataa PDF-kirjanpitoraportti ja tallenna pdf-tiedosto koneellesi. Tämä raportti sisältää kaiken tarvittavan ja sen voi sellaisenaan lähettää eteenpäin.