Odoo/Myynti: Laskutus

Olet täällä:
< Takaisin

Tässä ohjeessa käsitellään sekä sähköposti- että verkkolaskutuksen tekemistä verkkokaupasta tulleille tilauksille. Molemmat tavat selvennetään omissa kohdissaan.

HUOM. 1: Riippumatta maksutavasta, KAIKKI tilaukset käsitellään tämän ohjeen kohtaan 10. asti.

HUOM. 2: Uuden laskun luomiseen tarvittavat ohjeet löydät täältä.

1. Klikkaa Odoossa Myynti-puolella vasemman reunan valikosta auki Myyntitilaukset.

1.1. Klikkaa seuraavaksi auki haluamasi tilaus tilausriviltä.

1.2. Oikean reunan sarakkeista näet Laskun tila ja Payment Gateway (Maksutapa) -sarakkeista:

Ei laskutettavaa = Onnistuneesti maksettu Paytrail-tilaus. (Epäonnistuneet/kesken jääneet Paytrail-tilaukset eivät tule Odooseen asti, ne näkyvät vain Woocommercen puolella, ks. ohje Woocommercen tilausnäkymä.) HUOM. Paytrail-tilauksistakin tehdään toimitus (tästä lisää myöhemmin tässä ohjeessa) ja lasku, että reskontra menee oikein.

Laskutettavaa = Tilauksesta ei vielä ole luotu sähköposti- tai verkkolaskua tai lasku on erääntynyt.

Kaikki laskutettu = Asiakkaalle on luotu ja lähetetty lasku, Paytrail-tilaus on ok. Kaikki siis ok.

2. Klikkaa kuorma-auton kuvasta Toimitus.

HUOM. Toimitettu-sarakkeessa on tässä vaiheessa vielä 0 kpl, kun kappaletta on tilattu 20 kpl.

3. Seuraavaksi aukeavassa ikkunassa klikkaa vasemmalta ylhäältä Vahvista.

4. Avautuu ikkuna, jossa klikataan Käytä ja SIIRRÄ.

5. Toimituksen tekeminen on nyt valmis, kuten oikeassa reunassa näkyy. Klikkaa sitten yläreunan otsikko-valikosta käsittelemäsi tilauksen numeroa, niin pääset takaisin tilauksen tietoihin.

6. Hyvä! Nyt tilaus on toimitettu, kuten näkyy Toimitettu-sarakkeesta, jatketaan laskun luomiseen.

Näet maksutavan joko alun Myyntitilaukset-listauksen Payment Gateway -sarakkeesta (ks. kuva 1) tai tässä ikkunassa WooCommerce Info -välilehdeltä.

7. Asiakastiedot:

7.1. Tilaus tulee Woocommercesta Odooseen aina niin, että asiakkaan nimenä on tilaajan oma nimi. Jos kyseessä on

Paytrail-tilaus: kaikki ok, ei tarvitse muuttaa mitään,

KiPaan menevä verkkolasku: seuraavassa vaiheessa laskun luomisessa vaihdetaan asiakkuus asiakkaan ilmoittamaan seurakuntaan,

asiakkaalle itselleen menevä sähköpostilasku: ei tarvitse vaihtaa asiakkuutta, asiakkaan ilmoittamat tiedot riittävät.

7.2. Tilauksen alaosassa näkyvät ne tiedot, mitkä asiakas on ilmoittanut verkkokaupassa kassa-sivulla Lisätietoja-kenttään.

8. Klikkaa Luo lasku -painiketta vasemmalta ylhäältä.

Huomaa, että ennen laskun luomista oikeassa reunassa tilaus on vielä Myyntitilaus, ei lasku.

9. Oletusasetukset ovat ok Laskuta tilaus -ikkunassa, joten klikkaa Luo ja näytä laskut.

10. Lasku on nyt luotu ja on luonnos-tilassa, lasku EI ole vielä valmis. Jos kyseessä on

Paytrail-tilaus: klikkaa vahvista vasemmasta yläkulmasta, Paytrail-tilauksen käsittely on valmis,

KiPaan menevä verkkolasku: klikkaa Muokkaa vasemmasta yläkulmasta ja jatka seuraavaan kohtaan 11. muokkaamaan asiakkuutta,

sähköpostilasku: jos asiakkaan tiedot ovat ok, klikkaa vahvista vasemmasta yläkulmasta ja hyppää suoraan kohtaan 12.

11. Muokkaustilassa klikkaa Asiakas-kentän pienestä väkäsestä ja saat auki hakukentän. Kirjoita muutama kirjain haluamastasi seurakunnasta, niin saat sen valittavaksesi. (Jos tietoja ei löydy, voit luoda uuden asiakkuuden hakukentän vieressä olevasta ylöspäin osoittavasta nuolimerkistä.)

Valittuasi oikean asiakkuuden, voit halutessasi tarkistaa tiedot klikkaamalla ylöspäin osoittavasta nuolimerkistä, jolloin tiedot aukeavat uuteen ikkunaan. Voit sulkea ikkunan sen oikean yläkulman rastista.

11.1. Verkkolaskuun tarvittavat tiedot:

Valitse Yritys-pallo (ei Yksittäinen)
Yrityksen nimi:
Kirkon Palvelukeskus/Seurakunta
Osoite (1. rivi): ++1234++
Osoite (2. rivi): PL 378
Postinumero: 00026
Postitoimipaikka: Basware
Yrityksen tunnus: 1234567-8
Verkkolaskuosoite (eInvoice): 003712345678
Verkkolaskuoperaattorin tunnus (eInvoice operator): BAWCFI22
Kieli: Finnish/Suomi

Seurakuntien tiedot löytyvät valmiina Odoosta. (Jos ei, voit luoda uudet tiedot laskua tehdessäsi.)

Nämä tiedot pitäisi myös löytyä asiakkaan ilmoittamina tilauksesta. Tarkista kuitenkin AINA, että asiakkaan antamat tiedot täsmäävät meiltä löytyviin tietoihin. (Meiltä Odoosta löytyvät tiedot on otettu suoraan KiPan ja Baswaren toimittajaoppaasta, joten niiden pitäisi olla oikein. Jos tiedoissa on epäselvyyksiä, tarkistus toimittajaoppaasta tai Tieke-palvelusta. Katso Tieke-palvelun ohjeet tästä.)

HUOM. 1: Kirkon Palvelukeskukseen menevissä verkkolaskuissa:
Operaattori on aina Basware Oyj,
operaattorin (välittäjän) tunnus on aina BAWCFI22 ja
laskutusosoite on aina PL 378, 00026 Basware.
Muut tiedot vaihtuvat seurakunnan mukaan.

HUOM. 2: Joskus isompien seurakuntien/seurakuntayhtymien kanttoreilla voi olla omat viitteet. Näitä ei tarkisteta mistään, vaan kanttorit ilmoittavat ne itse tilauksessa Lisätietoja-kentässä. Näin ne näkyvät automaattisesti myös laskulla, eli asia ok.

HUOM. 3: Apix (verkkolaskuvälittäjä) vaatii, että verkkolaskulla yrityksen nimi saa olla max. 35 merkkiä pitkä. Sähköpostilaskuja tämä ei koska.

VINKKI: Y-tunnus on SAMA kuin verkkolaskuosoitteen loppuosa muutamilla poikkeuksilla:

++1234++ 003712345678
++1234110++ 003712345678110
++1234150++ 003712345678150

11.2. Tarvittaessa voit myös vielä muuttaa tilattujen tuotteiden kappalemäärää, kun lasku on luonnostilassa.

11.3. Voit myös lisätä tuotteita Lisää kohta -linkistä.

11.4. Laskun ollessa luonnostilassa voi muuttaa mitä tahansa laskulla, mutta pakollista se ei ole. Maksuehdot (14 pv), viitenumero ym. tulevat laskulle automaattisesti. Niitä ei tarvitse erikseen asettaa, ellei vaikka asiakkaan kanssa ole muuta sovittu.

11.5. Klikkaa Tallenna vasemmasta yläkulmasta.

12. Kun laskun luonnos on muokattu valmiiksi ja tallennettu, klikkaa Vahvista vasemmasta yläkulmasta.

13. Lasku on nyt luotu ja tilaltaan avoin (oikeassa reunassa näkyy laskun tila). Laskua ei olla vielä lähetetty, eikä saatu maksusuoritusta.

13.1. Kun avaat Tulosta-valikon, pääset halutessasi lataamaan laskun pdf-tiedostona itsellesi. HUOM. Tämä ei ole pakollista. Valitse Tulosta-valikosta Suomalainen laskupohja, niin tiedosto latautuu.

13.2. Maksun kirjaamisesta ja hyvityslaskusta löytyvät omat ohjeet.

13.3. Seuraavaksi valitaan, lähetetäänkö Lasku sähköpostilla asiakkaalle vai verkkolaskuna (Send Apix eInvoice).

Lähetä verkkolasku: Klikkaa Send Apix eInvoice -painiketta ja se on siinä, sitten vain odottamaan maksua. Jos antaa virheilmoituksen, tarkista, että asiakkaan tiedot ovat varmasti oikein (ohjeen kohta 11.1.)

Lähetä sähköpostilasku: Klikkaa Lähetä sähköpostilla -painiketta, jolloin avautuu uusi ikkuna.

14. Asiakkaan sähköpostiosoite tulee automaattisesti osoiteriville, samoin sähköpostin otsikko ja viesti. Sitten klikataan vain Lähetä-painiketta. Ja ei kun maksua odottelemaan!

Vinkkejä laskutukseen:

15.1. Vain kun asiakkaan tiedoissa Yritys-pallo on valittuna (ei Yksittäinen), saadaan esiin verkkolaskutustiedot, eInvoice- ja eInvoice operator -kentät. (Kaikki verkkokauppatilaukset tulevat Odooseen niin, että asiakas on automaattisesti asetettu olemaan yritys, ei yksittäinen = yksityishenkilö.)

15.2. Mahdollinen asiakkaan verkkokaupan kassasivulla ilmoittama organisaation nimi löytyy Myynnit ja ostot -välilehdeltä asiakkaan tiedoista.

15.3. Puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat asiakkaan ilmoittamat ja ne jätetään sellaisiksi, ellei asiakkaalta tule erillistä muutospyyntöä.

15.4. Sähköpostilaskun ollessa kyseessä asiakkaan tiedoissa eInvoice- ja eInvoice operator -kentät jätetään tyhjiksi.

15.5. Tarkista, että asiakastiedoissa kielenä on suomi. Oletuksena Odoo laittaa asiakkaalle kieleksi englannin. Jos näin, myös lasku tulostuu englanniksi.

Previous Odoo/Asiakkaat: tunnisteiden muokkaaminen
Next Odoo/Myynti: Linkitys tuotetiedoissa