Odoo/Myynti: Verkkokaupan laskutustilauksen käsittely

Laskutustilaus tulee verkkokaupasta Odoon Myynti-puolelle statuksella Laskutettavaa ja maksutapana on laskutus.

Verkkokaupasta tulleen laskutustilauksen voi muokata suoraan Odoossa laskutusohjeiden mukaan.

Verkkokaupasta tullut laskutustilaus käsitellään Odoossa näin:

  1. Tehdään toimitus
    1. HUOM. Kun toimitus on tehty, lähtee Woocommerceen automaattisesti tieto, että tilaus merkitään valmistuneeksi. Näin laskutustilauksesta lähtee asiakkaalle tilausvahvistus ja mahdollinen latauslinkki. Laskutustilausta EI tarvitse erikseen käydä Woocommercen puolella merkitsemässä valmistuneeksi.
  2. Luodaan lasku
    1. Muokataan asiakastiedot
      1. HUOM. mahdollisesti eri laskutusosoite ja toimitusosoite!
      2. Jos eri laskutusosoite, luo laskun tilaajalle yhteyshenkilön tiedot laskun saajan yrityksen alle
    2. Huomioi mahdolliset tilauksen lisätiedot ja kopioi myös ne laskulle varmuuden vuoksi.
  3. Kun lasku on ok, vahvistetaan lasku
  4. Luodaan laskun pdf-tiedosto (suomalainen laskupohja)
  5. Lähetetään lasku sähköpostitse tai verkkolaskuna

Odoo/Myynti: Paytrail-tilauksen käsittely

Vain onnistuneet Paytrail-maksusuoritustilaukset tulevat verkkokaupasta Odooseen.

Epäonnistuneet maksusuoritukset jäävät Woocommercen puolelle ”kummittelemaan”, niille EI tarvitse tehdä mitään. Ellei halua ottaa asiakkaaseen yhteyttä ja kysyä, haluaisiko asiakas maksaa laskulla. Tällöin tilauksen voi palauttaa valmistuneeksi ja tuoda Odooseen laskutusta varten. HUOM. Muista tässä tapauksessa lisätä laskutuslisä laskulle! Paytrail-tilauksissa laskutuslisä ei tule automaattisesti.

Woocommercen puolella onnistuneelle Paytrail-tilaukselle ei tarvitse tehdä mitään. Tilaus valmistuu automaattisesti onnistuneen maksusuorituksen jälkeen ja asiakkaalle lähtee latauslinkki/tilausvahvistus sähköpostiin.

Odoossa Myynti-puolella onnistunut Paytrail-tilaus näkyy statuksella Ei laskutettavaa ja maksutapana Paytrail.

Odoossa onnistunut Paytrail-tilaus käsitellään näin:

  1. Tehdään toimitus
  2. Luodaan lasku (ei tarvitse muuttaa mitään tietoja)
  3. Vahvistetaan lasku

Ei muuta! Nämä toimenpiteet täytyy tehdä, että järjestelmä osaa ottaa Paytrail-tilauksen huomioon reskontraa tehtäessä.

Odoo, Woocommerce: tarjoushinnat

Tarjoushinnat verkkokaupan tuotteille lisätään Odoossa Myynti-puolella ja viedään sieltä Odoon Woocommerce-puolen kautta verkkokauppaan.

Valitse Odoo/Myynti-puolella vasemman reunan valikon alaosasta Hinnastot ja Hinnastot. Sen jälkeen avautuvasta valikosta Julkinen hinnasto.

Klikkaa muokkaa, niin pääset muokkaamaan jo olemassa olevia alennuksia (klikkaamalla tuotteen nimeä) tai lisäämään uuden Lisää kohta -linkistä. Muita asetuksia ei tarvitse muuttaa.

Valitse ensimmäisenä mitä tuotetta, tuotteita tai variaatioita alennus koskee (Apply on).

  1. Yleinen = Kaikki verkkokaupan tuotteet, yleisalennus.
  2. Tuoteryhmä = Tuotteen tiedoissa oleva Internal category eli joko SKML:n tuotteet, Yhteiskustannuksen tuotteet tai Kirkkomusiikkilehti.
  3. Tuote = Pääset valitsemaan yksittäisen tuotteen (ei voi valita montaa tuotetta kerralla). Hakutoiminto toimii samalla tavalla kuin muuallakin Odoossa, hakukenttään tarvitsee kirjoittaa vain muutama ensimmäinen kirjain tuotteen nimestä. Huom. Koskee tuotteen molempia variaatioita.
  4. Tuotevariaatio = Voit valita yksittäisen tuotteen variaation, ladattavan tuotteen tai postitettavan tuotteen (ei voi valita montaa variaatiota kerralla). Hakutoiminto toimii samalla tavalla kuin muuallakin Odoossa, hakukenttään tarvitsee kirjoittaa vain muutama ensimmäinen kirjain tuotteen nimestä.

Hinnan laskenta/Laske hinta -kohdassa määritellään tuotteen alennus.

  1. Fix Price = Voit määrittää minkä tahansa kiinteän alennushinnan, joka on matalampi kuin tuotteen oikea hinta
  2. Percentage (discount) = Voi määrittää alennusprosentin, järjestelmä laskee hinnan automaattisesti. Verkkokaupassa hinta näkyy euroina (esim. 0,70 € maksavasta tuotteesta 20 % alennusta >> alehinta 0.56 €).
  3. Kaava = Jos on tarvetta lähteä tarkemmin määrittämään hinnalle erikseen kate ym. hienosäätöä, tätä kohtaa voi käyttää. 🙂

Muut:

Vähimmäismäärä: Tässä voisi asettaa määrän, minkä tilatessa alennuksen saa. Se ei nyt kuitenkaan toimi, mutta tälle ei liene muutenkaan käyttöä.

Alkupäivä: Tässä asetetaan tarjouksen alkamispäivä.

Loppupäivä: Tässä asetetaan tarjouksen viimeinen päivä, jolloin järjestelmä poistaa alennuksen tuotteelta automaattisesti. Tämän voi myös jättää tyhjäksi, jolloin tarjous on voimassa niin kauan, että se poistetaan tai sille lisätään loppumispäivä.

Kun kaikki on valmista:

Tallenna & sulje: tallentaa ja palaa Julkisen hinnaston listausnäkymään.

Tallenna & uusi: tallentaa ja avaa ikkunan, jossa voi lisätä seuraavan tarjouksen.

Kun olet palannut julkisen hinnaston listausnäkymään, klikkaa vasemmasta yläkulmasta Tallenna.

HUOM. Kun lisäät tarjouksen/muokkaat vanhaa tarjousta, uusi tarjoushinta päivittyy julkisen hinnaston listausnäkymään vasta, kun olet tallentanut julkisen hinnaston.

Verkkokauppaan vieminen

Etsi tarjoustuote/-tuotteet Odoon Woocommerce-puolella ja valitse se/ne rastilla. Klikkaa sen jälkeen auki Toiminto-valikko ja sieltä Update Schedule Price.

Klikkaa sen jälkeen avautuvasta ikkunasta Update Schedule Price -painiketta. Nyt tuottella pitäisi olla alehinta myös verkkokaupassa.

Toimintaohje painettaville nuottitilauksille

Sulasoliin menee automaattinen viesti TAI allaolevat laitetaan käsin sähköpostilla Sulasoliin.

Automaattinen viesti sisältää asiakkaan tiedot, sekä nuottien nimet ja tilatut kpl-määrät:

Tulostettavan nuotin pdf-tiedosto (sis. kannen):

Varmistetaan, että löytyy Google Drivesta TAI lähetetään sähköpostin liitteenä.

Lähetyslista

Lähetyslista tallennetaan Google Driveen omaan kansioonsa TAI lähetetään sähköpostin liitteenä.

Woocommercen tilauslistassa löytyy tilauksen kohdalla oikeasta reunasta (paperinkuvapainike). Painiketta klikkaamalla lataa suoraan kyseisen tilauksen lähetyslistan pdf-tiedostona.

Odoossa lähetyslistan saa (jos tilaus ei siis ole Woocommercessa):

  1. Klikkaa tilaus auki
  2. Tee toimitus tilaukselle
  3. Klikkaa kuorma-auton kuvaa
  4. Klikkaa Tulosta-valikko >> Lähetysluettelo, jolloin lähetysluettelo latautuu pdf-tiedostona automaattisesti.

Odoo/Myynti: Raportit kirjanpitoon

Kirjanpitoa varten lähetetään joka kuukauden 5. päivään mennessä Päiville Sulasoliin kolme raporttia:
myyntiraportti, laskuraportti ja Paytrail-raportti.

Raportit tallennetaan pilveen: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito

Myyntiraportti Odoosta

Löydät raportit Odoosta: Myynti (yläreunasta) >> Raportit/Myynti (vas. reunan valikko)

Avaa sitten Näytettävät tiedot -valikko pienestä väkäsestä ja täppää Veroton summa (tulee aina oletuksena eli täppäät sen pois päältä), jolloin saat tyhjän raportin täytettäväksi.

Avaa uudestaan Näytettävät tiedot, valitse sitten Yhteensä. Saat raporttiin verolliset yhteensä-summat.

On varminta valita raporttiin yhteensä-summat verollisina, koska nämä summat ovat niitä, mitkä rahat ovat tilille tulleet. Alun alv-sekoilujen takia veroton summa ei täsmää. Seurataan jatkossa!

Klikkaa miinusmerkistä Yhteensä-rivillä, saat vain yhden Yhteensä-sarakkeen.

Rajaa sitten raportin aikaväli ja klikkaa auki oikeasta yläkulmasta Suotimet-valikko pienestä väkäsestä. Valitse aukeavasta valikosta Lisää oma suodatin.

Avaa ensimmäinen suodatinvalikko ja valitse Tilauspäivä. Toisesta suodatinvalikosta valitse on välillä.

Valitse ensimmäisestä kalenterivalikosta haluamasi kuukauden ensimmäinen päivä ja poista automaattisesti päivämäärän perään tuleva kellonaika. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Valitse toinen kalenterivalikko ja valitse kalenterista seuraavan kuukauden ensimmäinen päivä ja poista automaattisesti päivämäärän perään tuleva kellonaika. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Klikkaa Käytä, jolloin raportti rajautuu annetulle aikavälille.

Klikkaa kuukauden edessä olevaa plus-merkkiä, jonka jälkeen klikkaa aukeavasta valikosta Tuote kategoria. Saat näin Yhteiskustannuksen ja SKML:n tuotteet (ja Kirkkomusiikkilehden) jaoteltuna raportille.

Klikkaa Yhteiskustannuksen edessä olevaa plus-merkkiä, jonka jälkeen klikkaa aukeavasta valikosta Tuote. Saat näin raportille myynnin tuotteittain.

Klikkaa tämän jälkeen myös SKML:n (ja Kirkkomusiikkilehden) edessä olevaa plus-merkkiä, jolloin tuotekohtainen raportti aukeaa myös tähän.

Myyntiraportti Odoossa on nyt koottu valmiiksi, lataa seuraavaksi raportti Excel-tiedostona latauspainikkeesta ja avaa tiedosto Excelissä.

HUOM. Odoosta ladattu Excel aukeaa ”vanhana” xls-tiedostona, kannattaa tallentaa xlsx-muotoon.

Myyntiraportin työstäminen Excelissä

HUOM. ÄLÄ MUUTA ODOOSTA LADATUSSA RAPORTISSA YHTEENSÄ (SIS. ALV) -SARAKKEEN NUMEROITA >> NE OVAT RAPORTIN POHJA JA MYYNNIN VIRALLISET LUVUT

Myyntiraporttia pitää työstää jonkin verran Excelissä, koska Odoosta ei (tällä hetkellä) saa ulos tuotemyyntiä arvonlisäverokantojen mukaan. Tuotteiden alv-kannat löytyvät täältä.

Pääsääntö alv:n kanssa:
SKML:n tuotteet alv 0 % (paitsi Yhteen ääneen -vihko alv 10 %),
YK:n 15-sivuiset ja alle nuotit alv 24 %,
YK:n 16- ja yli 16-sivuiset nuotit alv 10 %

Vinkki: hae Odoossa (Myynti/Tuotteet) Sivuja-suodattimella (suurempi tai yhtäsuuri kuin >> 16), niin näet automaattisesti listan alv 10 % -tuotteista.

Voit myös tarkistaa tuotteen verokannan Odoossa tuotetietojen Laskutus-välilehdeltä Asiakasverot-kohdasta.

Tai voit hakea Odoossa suoraan kaikki tietyn verokannan mukaiset tuotteet omalla suotimella tuotehaussa:
Suotimet > Lisää oma suodatin > Asiakasverot > sisältää > kirjoita haluttu alv-prosentti: alv 0 TAI alv 10 TAI alv 24.

Malliraporttipohja löytyy pilvestä:
Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Myyntiraportit > 1MALLI_myyntiraporttipohja.xlsx

Malliraporttipohja sisältää myyntiraporttiin tarvittavat kaavat, jotka voit suoraan kopioida Odoosta ladattuun raporttiexceliin.

Tee kuitenkin ensiksi nämä jutut Odoosta ladattuun exceliin:

  1. Valitse Odoo-raporttiexcelissä kaikki solut (Ctrl + A) ja selvyyden vuoksi valitse solujen taustaväriksi ”ei täyttöä”
  2. Muuta Odoo-raporttiexcelissä Yhteensä-sarakkeen nimeksi Yhteensä (sis. alv) ja lihavoi teksti
  3. Lisää Odoo-raporttiexcelissä 4 saraketta ennen (Yhteensä (sis. alv) -saraketta
  4. Muuta lukusolujen muotoiluksi valuutta (€)

Kopioi sitten Odoosta ladattuun exceliin malliraporttipohjasta kaava-alueet ja tee pohjan ohjeen mukaiset muotoilut.

Huom. tallenna tiedosto .xlsx-muodossa (Odoosta raporttitiedosto tulee automaattisesti .xls-muodossa).

Tallenna: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Myyntiraportit

Laskutusraportti

Löydät raportin Odoosta: Kirjanpito (yläreunasta) >> Myynti/Asiakkaan laskut (vas. reunan valikko)

Rajaa sitten raportin aikaväli ja klikkaa auki oikeasta yläkulmasta Suotimet-valikko pienestä väkäsestä. Valitse aukeavasta valikosta Lisää oma suodatin.

Avaa ensimmäinen suodatinvalikko ja valitse Laskun päiväys. Toisesta suodatinvalikosta valitse on välillä.

Valitse ensimmäisestä kalenterivalikosta haluamasi kuukauden ensimmäinen päivä. Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Valitse toinen kalenterivalikko ja valitse kalenterista haluamasi kuukauden viimeinen päivä. (HUOM. tässä eri tavalla kuin myyntiraportissa.) Klikkaa sitten tässä laatikossa johonkin valkoisella reunalla, että kalenteri-ikkuna häviää.

Klikkaa Käytä, jolloin raportti rajautuu annetulle aikavälille.

Valitse kaikki laskut vasemmasta reunasta klikkaamalla Asiakas-sarakkeen vieressä olevaa rasti ruutuun -merkkiä.

HUOM. tarkista, että kaikki laskut tulevat mukaan ja ovat samalla sivulla (oik. yläkulma). Tässä kuvassa kaikki laskut ovat samalla sivulla. Jos olisi useampi sivu, lukema voisi olla esim. 1-80 / 94.

Kun kaikki rivit on valittuna, klikkaa auki Toiminto-valikko ja valitse aukeavasta valikosta Vienti.

Seuraavaksi aukeavassa ikkunassa valitse Vie kaikki tiedot ja Excel-pallot.

Seuraavaksi avaa Vietävät kentät -sarakkeesta Tallennetut viennit -valikko ja valitse Laskutusraportti. Saat automaattisesti raporttia varten tarvittavat kentät.

Halutessasi voit toki luoda uusia vientejä lisäämällä niitä vasemmanpuoleisesta laatikosta.

Klikkaa lopuksi ikkunan alareunasta Vie tiedostoon ja avaa tiedosto Excelissä ja/tai tallenna koneelle.

Laskutusraportin työstäminen Excelissä

HUOM. Odoosta ladattu Excel aukeaa ”vanhana” xls-tiedostona, kannattaa tallentaa xlsx-muotoon.

  1. Poista tarpeeton ensimmäinen External Id -sarake.
  2. Muuta Kaupallinen yksikkö/Nimi -otsikko >> Asiakas
  3. Muuta Numero >> Laskun numero
  4. Muuta Lähdedokumentti >> Myyntitilauksen numero
  5. Muuta Bank Reference >> Laskun viitenumero
  6. Halutessasi poista Lasku jolle tämä hyvityslasku… -sarakkeesta kaikki EPÄTOSI-sisällöt. Ei pakollista, mutta selvyyden vuoksi. Esim. etsi/korvaa-toiminnolla.
  7. Muuta Yhteensä >> Laskun summa
  8. Muuta Laskun summa -sarakkeen numerot valuutaksi.
  9. Muuten ok, tallenna: Yhteiskustannus > VERKKOKAUPPA > Kirjanpito > Laskutusraportit .xlsx-muodossa

Paytrail-raportti

Kirjaudu Paytrailin kauppiaspaneeliin osoitteessa https://dashboard.paytrail.com.

Valitse Tilitykset > Tilitysraportti.

Tarkista, että Hakuehdot-laatikossa päivämäärät ovat oikein ja klikkaa Hae.

Klikkaa sitten Lataa PDF-kirjanpitoraportti ja tallenna pdf-tiedosto koneellesi. Tämä raportti sisältää kaiken tarvittavan ja sen voi sellaisenaan lähettää eteenpäin.

Odoo: Yritysasiakkuus/Yhteyshenkilöt ja osoitteet

Peruslogiikka

Kaikki seurakunnat ja yhdistykset merkitään Odoossa yrityksiksi. Näiden yritysten alle lisätään tilaajat eli henkilöt yhteyshenkilöiksi.

Suurimmaksi osaksi yksittäinen henkilö kuuluu yleensä jonkin yrityksen tai yhdistyksen alle. Mutta, verkkokaupasta voi tulla yksityishenkilöiden tilauksia ja ne saavat pysyäkin yksityishenkilöinä.

Yrityksen/yhdistyksen perustiedot

Yrityksen/yhdistyksen perustietoihin merkitään vain osoite- ym. kentissä olevat tiedot. Kaikki henkilönimet ja henkilökohtaiset sähköpostiosoitteet merkitään Yhteyshenkilöt ja osoitteet -välilehden alle.

Toki jos yrityksellä/yhdistyksellä on yleinen sähköpostiosoite, kuten esim. skml@skml.fi, sen voi merkitä yrityksen perustietoihin.

Yhteyshenkilöt ja osoitteet

Klikkaa ensin koko yritys/yhdistys-asiakkuus muokkaustilaan ikkunan vasemmasta yläkulmasta (Muokkaa).

Sen jälkeen muokkaustilassa yhteyshenkilöt ja osoitteet -välilehdelle ilmestyy Luo-painike, jota klikkaamalla pääsee lisäämään uuden yhteyshenkilön.

Lisättäväksi voi valita joko kontaktin, laskutusosoitteen, toimitusosoitteen tai muun osoitteen tiedot. Näkymä muuttuu valinnan mukaan.

Nämä kaikki tiedot ovat haettavissa myyntitilausta ja laskua tehtäessä.

Tallenna & sulje tallentaa uuden yhteyshenkilön tiedot ja palaa takaisin yrityksen/yhdistyksen asiakkuuden muokkausnäkymään.

Tallenna & uusi tallentaa uuden yhteyshenkilön tiedot ja avaa uuden ikkunan seuraavaksi tallennettavalle uudelle yhteyshenkilölle.

Muista yhteyshenkilöt lisättyäsi lopuksi tallentaa koko asiakkuus sivun yläreunan Tallenna-painikkeesta!

Verkkolaskuun tarvittavat tiedot

Yrityksen nimi: Kirkon Palvelukeskus/Seurakunta
Osoite (1. rivi): ++1234++
Osoite (2. rivi): PL 378
Postinumero: 00026
Postitoimipaikka: Basware
Yrityksen tunnus: 12345678
Verkkolaskuosoite (eInvoice): 003712345678
Verkkolaskuoperaattorin tunnus (eInvoice operator): BAWCFI22
Kieli: Finnish/Suomi

Seurakuntien tiedot löytyvät valmiina Odoosta. (Jos ei, voit luoda uudet tiedot laskua tehdessäsi, katso ohje tästä.)

Jatka artikkeliin Verkkolaskuun tarvittavat tiedot

Odoo/Myynti: Uuden myyntitilauksen (laskun) luominen

Tässä ohjeessa käsitellään uuden myyntitilauksen eli sähköposti- tai verkkolaskun tekemistä Odoossa.

HUOM. 1: Myyntitilaukseen (laskulle) lisättävät tuotteet ja asiakas voivat olla luotuna jo valmiiksi Odoossa ennen laskun luomista. Mutta, voit luoda uusia tuotteita ja asiakkaita myös vasta laskua tehdessäsi.

HUOM. 2: Uudelle laskulle lisättävien tuotteiden EI tarvitse olla vietynä Odoon Woocommerce-puolelle tai verkkokauppaan asti. Riittää, että tuotteet ovat olemassa Odoon Myynti-puolella.

Jatka artikkeliin Odoo/Myynti: Uuden myyntitilauksen (laskun) luominen

Odoo/Myynti: Laskutus

Tässä ohjeessa käsitellään sekä sähköposti- että verkkolaskutuksen tekemistä verkkokaupasta tulleille tilauksille. Molemmat tavat selvennetään omissa kohdissaan.

HUOM. 1: Riippumatta maksutavasta, KAIKKI tilaukset käsitellään tämän ohjeen kohtaan 10. asti.

Jatka artikkeliin Odoo/Myynti: Laskutus