Toukokuusta 2018 alkaen sovellettu EU:n yleinen tietosuoja-asetus voi herättää pohtimaan sitä, pitääkö musiikkiryhmän jäsenten tiedot poistaa kokonaan ryhmän/yhdistyksen arkistoista, kun henkilö lähtee pois ryhmästä. On kuitenkin arvokasta, että myös jälkipolville säilytetään todellinen kuva musiikkiryhmien toiminnasta.
Musiikkiryhmällä on syytä olla kaksi eri aineistoa: jäsenrekisteri ja arkisto. Jäsenrekisteri on tällä hetkellä toiminnassa mukana olevien henkilöiden rekisteri, johon sovelletaan tietosuoja-asetusta täysimääräisesti. Tietosuojavaltuutetun tietosuoja.fi -sivustolla on paljon infoa näistä asioista. Toimistolla on myös puhelinneuvonta ma–ke klo 9–16 p. 029 56 66777.
Uusi vapaaehtoistyo.fi -palvelu on yksi vaihtoehto kuoron jäsenten kirjaamiseen. Siihenkin kannattaa tutustua: vapaaehtoistyo.fi
Toinen aineisto on musiikkiryhmän arkistot, joihin tallennetaan tietoa myöhempiä tutkimuksia ja tarkasteluja varten. Näin esimerkiksi historioitsijat voivat tulevaisuudessakin saada selville, mikä oli pitäjän kirkkokuoron koko tai sukututkija voi kuulla, osallistuiko joku hänen tutkimansa henkilö musiikkitoimintaan.
Arkistoinnille täytyy olla peruste
Mitä tahansa tietoa ei voi alkaa arkistoimaan tuosta vain, vaan arkistoinnille täytyy olla jokin peruste. Musiikkiryhmän ja sen jäsenten tietojen tallentamisessa arkistoon on kyseessä yleisen edun mukainen arkistointitarkoitus. Tämä tarkoitus tunnistetaan eduskuntakäsittelyssä olevan kansallisen tietosuojalain 4§:n 4 kohdassa, eli todennäköisesti juuri tähän lainkohtaan voidaan vedota, kun säilytetään arkistoissa tietoa esimerkiksi musiikkiryhmään kuuluneista henkilöistä. Pykälä edellyttää arkistoinnilta tarpeellisuutta ja suhteellisuutta. Esimerkiksi musiikkiryhmiin kuuluneiden henkilöiden nimet ja äänialat tai instrumentit voidaan tallentaa. Kansallinen laki tullee voimaan vielä vuoden 2018 loppupuolella.
Arkistot eivät ole kaikille vapaasti tutkittavia aineistoja. Arkistot on siksi säilytettävä paikassa, jossa voidaan valvoa, kuka arkistoja tutkii. Arkistojen tutkimiselle on oltava niin sanottu käsittelyperuste, jokin hyvä syy kuten tutkimuskäyttö, mukaan luettuna sukututkimus. Arkistonhoitajan vastuulla on todeta arkistoja tutkimaan haluavan ihmisen käsittelyperusteen kelpoisuus.
Osa Kansallisarkiston toimipaikoista (ent. maakunta-arkistot) ottaa vastaan esimerkiksi alueen kirkkokuorojen arkistoja. Asiasta voi kysyä oman alueensa Kansallisarkiston toimipaikasta. Kannattaa kuitenkin huomioida, että maakunta-arkistot eivät ole arkistojen varastointipaikkoja, vaan aineistot ja niitä koskeva määräysvalta luovutetaan maakunta-arkistolle, joka sitten päättää esimerkiksi siitä, miten aineistoja luovutetaan tutkittavaksi. Arkistoihin siirrettävä aineisto on myös oltava valmisteltu arkistoimista varten sieltä saatujen ohjeiden mukaisesti.
Jokainen arkistonhoitaja tekee arvokasta työtä tallentamalla tietoa siitä kulttuurista, jonka keskellä elämme nyt. Hyvistä arkistoista voidaan myös tulevaisuudessa tarkistaa, millaisina asiat näyttäytyivät aiemmin.
Malli musiikkiryhmän tietosuojaselosteesta
